Kozmoz logo

Persónuverndarstefna Kozmoz ehf.

Kozmoz ehf. (hér eftir „Kozmoz” eða „félagið”) er umhugað um persónuvernd. Við tökum hlutverk okkar alvarlega og leggjum ríka áherslu á að varðveita persónuupplýsingar þínar í samræmi við lög og reglur. Með persónuverndarstefna þessari viljum við gera þér grein fyrir hvernig söfnun, geymsla og annarri vinnslu persónuupplýsinga er háttað hjá okkur. Kozmoz vinnur aðeins með persónuupplýsingar þínar í lögmætum tilgangi og ýmist samkvæmt lagaskyldu, með upplýstu samþykki þínu eða á grundvelli lögmætra hagsmuna sem við gætum.
1. Umfang og ábyrgð
Ábyrgðaraðili vinnslunnar er Kozmoz. Félagið er einkahlutafélag sem veitir þjónustu í gegnum Kozmoz appið. Þjónustan sem Kozmoz appið veitir, felst í því að  bjóða notendum vettvang til að auglýsa verkefni sem aðallega eru fasteingaviðgerðir, bjóða iðnaðarmönnum fram þjónustu sína sem fagmenn í viðkomandi verkefni, skoða birt verkefni, hafa samskipti við húseigendur (eða löglega fyrirsvarsmenn þeirra) og fagmenn innan appins og fá tækifæri til að skrifa umsagnir.

Persónuverndarstefnan nær til stjórnar, starfsfólks félagsins og verktaka sem Kozmoz felur að finna verkefni fyrir sig vegna þjónustunnar. Einnig er persónuverndarstefna grunnur að þeim vinnslusamningum sem Kozmoz gerir við þá sem vinna með persónuupplýsingar fyrir hönd Kozmoz (ef við á hverju sinni).
2. Tegundir persónuupplýsinga sem Kozmoz safnar

Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga er forsenda þess að Kozmoz geti veitt þér þjónustu. Vinnsla persónuupplýsinga sem fer fram hjá okkur eða er framkvæmd á okkar vegum er á ábyrgð Kozmoz. Persónuupplýsingum um viðskiptavini okkar er safnað með mismunandi hætti en það getur m.a. ráðist af því um hvers konar notanda er að ræða (húseigandi eða fagmaður). Almennar persónuupplýsingar sem við söfnum eru m.a.:

‍

  1. grunnupplýsingar þ.e. nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang
  2. samskiptaupplýsingar, öll samskipti þín við okkur, t.d. tölvupóstur, netspjall, skrifleg og munnleg samskipti (ef við á)
  3. upplýsingar um viðskiptasamband okkar við þig t.d. tegund þjónustu og kaup þín hjá okkur
  4. staðsetning fagmanns (háð samþykki notanda) vegna tímaskráninga á verkefni
  5. fjárhagsupplýsingar, upplýsingar sem tengjast núverandi og fyrrverandi viðskiptum, viðskiptayfirlit, viðskiptasaga, innheimtuferli, vanskil og önnur atriði sem tengjast reikningagerð
  6. tæknilegar upplýsingar, t.d. búnaður, tæki sem notuð er til að tengjast appinu okkar
  7. opinberar upplýsingar og upplýsingar frá þriðja aðila t.d. þjóðskrá og Creditinfo
  8. aðrar upplýsingar

Ofangreind upptalning er ekki tæmandi og getur verið að við vinnum aðrar upplýsingar um þig sem nauðsynlegar eru hverju sinni t.d. við þróun appsins okkar en um er að ræða upplýsingar sem skráðar hafa verið í appið og notkun á því.

3. Í hvaða tilgangi notum við persónuupplýsingarnar?

Kozmoz vinnur persónuupplýsingar í skýrum og yfirlýstum tilgangi líkt og persónuverndarlögin og aðrar persónuverndarreglur gera kröfur um. Við notum persónuupplýsingar aðeins til að veita þér umbeiðna þjónustu eða nauðsynlegar upplýsingar sem getur falist í eftirfarandi;

‍

Kozmoz vinnur persónuupplýsingar til að;

  1. svara fyrirspurnum
  2. til að upplýsa um nýjar vörur eða breytingar á vörum, þjónustu eða viðskiptaskilmálum og gjaldskrá
  3. staðreyna notendur t.d. með fyrirspurn til Þjóðskrá eða Creditinfo
  4. samkeyra persónuupplýsingar þínar við viðskiptasögu þína í viðskiptamannakerfi okkar
  5. gefa út reikninga vegna veittrar þjónustu
  6. gefa fagmönnum möguleika á að reikna tímagjald vegna vinnu við einstaka verkefni
  7. framkvæma gæðamælingar á þjónustu með það fyrir augum að bæta þjónustu og þjónustuframboð
  8. við leiðréttingar, afgreiðslu ábendinga og til að leysa deilumál
  9. koma í veg fyrir ólögmæta háttsemi eða misnotkun á kerfum Kozmoz
4. Þín réttindi
Þú átt rétt á að fá aðgang að, og í ákveðnum tilfellum, afhent afrit af persónuupplýsingum þínum sem við höfum unnið með. Jafnframt átt þú rétt á að óska eftir leiðréttingu ef persónuupplýsingar þínar hjá okkur eru rangar. Við ákveðnar aðstæður hefur þú heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Þessum réttindum er nánar lýst í lögum um persónuvernd, sbr. nú 17. og 20. gr. laga nr. 90/2018. Þú átt samkvæmt síðarnefndu lagagreininni einnig rétt á að flytja eigin gögn eða að við takmörkum vinnslu persónuupplýsinga um þig, að uppfylltum nánar tilteknum skilyrðum. Þú átt einnig rétt á að andmæla vinnslunni skv. 21. gr. laganna. Þá átt þú að auki rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd vegna vinnslunnar. Skrifstofa hennar er að Rauðarárstíg 10, 105 Reykjavík og netfang hennar er postur@personuvernd.is
5. Varðveisla gagna og upplýsingaöryggi
Við skráningu og meðhöndlun persónuupplýsinga hjá okkur erum við ávallt með öryggi að leiðarljósi. Við höfum mikla reynslu af vinnslu með persónuupplýsingar og þá höfum við sett okkur innri reglur um upplýsingaöryggi, friðhelgi einkalífsins og aðgangsstýringu. Með reglubundinni fræðslu og þjálfun stuðlum við jafnframt að virkri öryggisvitund starfsfólks okkar.

Hafir þú spurningar eða ábendingu um meðferð persónuupplýsinga hjá okkur getur þú haft samband með því að senda tölvupóst á netfangið kozmoz@kozmoz.app

Ef þú telur að persónuupplýsingum þínum hafi verið stefnt í hættu hjá okkur, óskum við eftir að þú sendir okkur upplýsingar um það sem fyrst. Við bendum jafnframt á að hægt er að tilkynna atvik beint til Persónuvernd sem fer með eftirlit með vinnslu persónuupplýsinga ef grunur er um að brotið hafi verið gegn fyrirmælum laga og reglna.
6. Veiting upplýsinga til þriðja aðila
Við kunnum að veita þriðja aðila upplýsingar um þig til að fullnægja lagaskyldum eða til að hægt sé að veita umbeðna þjónustu t.d. vegna innheimtu eða vanskila. Ef þriðji aðili er fenginn til að vinna verkefni sem felur í sér vinnslu persónuupplýsinga er ávallt gerður við hann vinnslusamningur þar sem fram koma skilyrði um meðferð og öryggi gagna og upplýsinga. Komi til vanskila af þinni hálfu kunnum við að fela þriðja aðila að innheimta vangoldna reikninga og jafnframt að veita fyrirtæki líkt og CreditInfo þær upplýsingar.
7. Geymslutími gagna

Almennar reglan hjá okkur er að persónuupplýsingar skal geyma eins stutt og kostur er og aldrei lengur en lög heimila. Geymslutími upplýsinganna er ákvarðaður út frá mismunandi nauðsyn á varðveislu eftir eðli þeirrar þjónustu sem lýst hefur verið hér fyrir ofan.

‍

Geymslutíminn ræðst m.a. af fyrningarreglum sem gilda um gögnin:

  1. Almennar og grunnupplýsingar um notanda er eytt eða þau gerð ópersónugreinanlega sex mánuðum eftir að viðskiptasambandi líkur. Það gildir þó ekki um fjárhagsupplýsinga.
  2. Fjárhagsupplýsingar og bókhaldsgögn eru geymd í 7 ár í samræmi við bókhaldslög.

‍

Persónuverndarstefna er endurskoðuð á tveggja ára fresti eða oftar ef sérstök þörf krefur.